5 lessen uit het seminar '24 manieren om een uur te besparen'

23 mei 2019 vond de tweede editie van ons seminar 24 manieren om een uur te besparen plaats. En het was weer een topdag! Een wervelwind aan tips, technieken en inzichten om bergen tijd te besparen (en het waren stiekem veeeel meer dan 24 manieren).

In dit blog lees je 5 van de (meer dan) 24 manieren waarmee je tijd bespaart en productiever bent.

1. NEEM REGIE OVER JE TIJD

"Als je zelf geen plan maakt voor je tijd en je leven, doet een ander dat voor jou" - Rick Pastoor.

Agenda: je agenda is heilig. Schrijf niet alleen op wanneer je afspraken hebt, maar ook wanneer je aan een bepaalde opdracht werkt, hoeveel reistijd je hebt, wanneer je e-mail afhandelt en wanneer je vrije tijd hebt. Zo hoef je nooit meer tijd te verliezen aan nadenken over wat je moet doen, heb je direct een heldere takenlijst en ga je veel realistischer met tijd om.

Takenlijst: bewaar NOOIT meer iets in je hoofd. Zorg ervoor dat je een takenlijst/notitieboekje/app hebt waar je op elk moment bij kunt en snel iets kunt opschrijven. 

Reviews: reserveer 30 minuten per week voor een 'wekelijkse review': hoe ging het deze week en wat wil ik komende week bereiken?. Pas dan ga je doen wat écht belangrijk is.

Handige tools: gripboek.nl/apps

2. GEEF ALTIJD TIJDSINDICATIES

Wees specifiek
Als iemand vraagt: ‘heb je even?’, geef dan altijd antwoord met een exacte tijdsindicatie. ‘Ja, ik heb 8 minuten voor je’ of 'nee, maar vanmiddag om 14.00 uur kan ik een kwartier bellen.’

Baken je uren af en wees daar duidelijk over
‘Ik ben iedere dag tussen 11.00 - 12.00 uur beschikbaar voor vragen.’
‘Tussen 14.00 - 15.00 uur is mijn focus-uur en ben ik niet bereikbaar.'

Stop met 'flexibel zijn'
Laat anderen niet jouw agenda bepalen. Bepaal wat voor jou de beste tijden zijn om afspraken te plannen. Ook heel belangrijk: geef een eindtijd bij afspraken zodat jouw kostbare tijd efficiënt gebruikt wordt.

3. CHECK NOOIT JE MAIL IN DE OCHTEND

Als je je mail meteen opent aan het begin van de dag, is de kans groot dat jouw agenda en to-do-lijst bepaalt worden door mails en andere mensen. Bepaal in plaats daarvan eerst jouw eigen prioriteiten. En start met de belangrijkste of lastigste taak.

Het mooie aan e-mail is dat het 'asynchrone communicatie' is: je kunt helemaal zelf bepalen wanneer je leest en antwoordt. Is er echt iets dringends? Dan bellen ze wel.

Moet je je mail toch openen in de ochtend?
Bijvoorbeeld omdat je agenda of takenlijst daarin staat? Stel dan in dat je bij het openen van Outlook niet direct je inbox ziet als startscherm, maar je agenda of takenlijst. Dat doe je met 'Outlook Vandaag'.

4. MINIMALISEER TASK-SWITCHING

Je wordt gemiddeld 240 keer per werkdag onderbroken. Dat is om de 2 minuten! Iedere keer als je van taak wisselt of afgeleid wordt door een melding of persoon, daalt je IQ tijdelijk met 10 punten en kost het je logischerwijs enorm veel productiviteit.

Tips om task-switching te minimaliseren:

• Zet ALLE notificaties uit. Ja, alles. Pop-ups, geluiden, rode bolletjes. Het is een open deur, maar nog steeds bliept het bij veel mensen aan alle kanten.
• Deel je taken op in blokken. Doe bijvoorbeeld 1 uur lang dezelfde taak en wissel daarna pas.
• Sluit je af. Als iemand naast je zit te bellen, daalt je productiviteit met 37 procent. Zoek een rustige omgeving of zet muziek op. Of stel een ‘stilteplan’ in: tussen 11.00 en 12.00 houdt iedereen zijn mond.
  

5. DON'T LET DISTRACTIONS IN

Dé wereldwijde productiviteitsgoeroe David Allen was te gast bij het seminar. Hij kreeg de vraag: "How to keep focus when you’re doing something important which requires your full attention, but then the phone rings or someone comes to you with an urgent question. What do you do?"

Zijn antwoord: “There are no interruptions, there are only mismanaged inputs. I never get distracted. The question is: why do I let that person in, why do I take that call? You can choose to be more isolated. It’s not easy, it’s a challenge. But you simply can’t do everything at once.”

Meer tips?

1. Luister Denktank de podcast van DenkProducties, live vanaf de seminars
2. Check de DenkProducties blog voor de highlights uit onze seminars
3. Kijk rond in onze videobibliotheek met tips van de beste leiderschapsdenkers